محليات

1090

نشر تقرير التدقيق الداخلي لـ"قطر التطوعى" و"الفنون الموسيقية"

اجرت ادارة التدقيق الداخلي بوزارة الشباب والرياضة خلال شهر مارس الماضى عملية رقابية على انشطة مركزى قطر للعمل التطوعى والفنون الموسيقية شملت اعمال تدقيق ومراجعة الجوانب المالية والإدارية والتشغيلية للمركزين خلال السنة المالية 2013- 2014.

ضرورة اسراع مركز قطر التطوعى فى اعداد خطة استراتيجية تتوافق مع رؤية الوزارة.. عدم توافق برنامج فريق الهبة مع الغرض من إنشاء المركز

وأكدت الوزارة فى تقريرها المنشور على الموقع الالكترونى انه انطلاقا من التزام وزارة الشباب والرياضة بمنظومتها القيمية التي من ضمنها قيمة النزاهة والشفافية لأهميتها في تحقيق رسالة الوزارة وحرصا منها على اتاحة المعلومات للجهات ذات العلاقة يتم نشر تقريري التدقيق الداخلي لمركز قطر للعمل التطوعي ومركز الفنون الموسيقية على الموقع الرسمي للوزارة.

كما أكدت ان هذا الأمر يعتبر فرصة مهمة لاطلاع المهتمين بالمركز على سير العمل فيها. ومدى تحقيقها لأهدافها.,مشيرة الى أن هذه التقارير بما تتضمنه من ملاحظات وتوصيات تعد وسيلة للتوعية والاستفادة بالنسبة للمراكز الشبابية والأندية الرياضية والجهات الأخرى التابعة للوزارة بهدف تطوير القدرات المؤسسية ورفع مستوى الأداء للمؤسسات المنتسبة لقطاعي الشباب والرياضة.

وقد وأوصى تقرير التدقيق المالى بالنسبة لمركز قطر للعمل التطوعى بضرورة اسراع المركز فى اعداد خطة استراتيجية شاملة تحدد رؤيته واهدافه الاستراتيجية وتتوافق مع خطة الوزارة ، كما أوصى التقرير بضرورة إعداد نموذج تقييم أداء للمتطوعين مبني على أسس علمية، وتوزيعه على الجهات الطالبة للتطوع خاصة وان المركز لا يملك نموذج تقييم أداء معتمد يوجه إلى الجهات المستفيدة من خدمات المركز لاستطلاع آرائها، ودعت الوزارة الهيئات والوزارات والاتحادات الرياضية مستقبلا بضرورة تقييم المتطوعين على الرغم من صعوبة تقديم تلك الجهات لتقييم شامل عن كل متطوع على حد كما يجب على المنسقين بالمركز بتقييم المتطوعين بعد كل فعالية وتعميم نموذج تقييم الأداء، وإرساله مع الموافقة للجهات الطالبة.

وحول فريق الهبة اشار التقرير الى عدم توافق الغرض من برنامج فريق الهبة مع قرار إنشاء المركز حيث يقدم فريق الهبة التابع للمركز المساعدة للفئات المحتاجة، وينظم نشاطات خيرية "التبرعات"، يخصص ريعها لصندوق المقيمين بمؤسسة حمد الطبية الأمر الذي يتعارض مع الغرض من وجود المركز، المحدد بقرار إنشائه. وعليه، يتعين على المركز تسوية الأمور المالية والقانونية لفريق الهبة، بحيث يتم فصلها عن مركز قطر للعمل التطوعي، وإيقاف أنشطة وأعمال الفريق أو إحالته لإحدى الهيئات الخيرية، ونوه التقرير الى موضوع تحرير الشيكات باسم المندوب حيث أصدر المركز عدد من الشيكات باسم مندوب المركز وليس للمستفيد النهائي أو ممثل مما قد يعرض أموال المركز للضياع، ويخالف اللائحة المالية المعتمدة عنه مباشرة، ويتعين على إدارة المركز الالتزام بالإجراءات المعتمدة وتحرير الشيكات باسم المستفيد الأخير أو ممثل عنه مباشرة.

كما نوه التقرير عدم وجود صندوق للعهده المستديمة فى المركز وهو ما يتعارض من اللائحة المالية بالاضافة الى عدم الالتزام باللوائح المالية والادارية فيما يخص عمليات الشراء.

وفيما يتعلق بتعيين الموظفين المتعاقدين على الباب الثانى كشف التقرير وجود 18 موظفا تصرف رواتبهم من الباب الثانى للموازنة ومتوسط سنوات عملهم تجاوز 6 سنوات لذلك أوصت الوزارة بضرورة تسوية اوضاع المتعاقدين فى المركز.

تحرير الشيكات باسم مندوب المركز يعرض أموال المركز للضياع .. عدم الالتزام باللوائح المالية والادارية فيما يخص عمليات الشراء.. الشهادات الصادرة عن مركز الفنون الموسيقية غير معترف بها من الجهات الخارجية أو الأكاديمية

قاعدة البيانات

وطالب التقرير بضرورة تحديث قاعدة بيانات المركز واجهزة الحاسب الالى وايضا تطوير موقع المركز على شبكة الانترنت للتعريف بالمزيد من نشاطات المركز واهدافه وتوفير المعطيات والمعلومات المتعلقة بالعمل التطوعى ..

وكشف التقرير انه تبين من خلال عمليات الفحص غياب توثيق اعمال لجنة الموازنة المتعلقة باعداد موازنة السنة المالية 2012- 2013 ضمن محضر اجتماع مثلما هو معمول به كما ان المركز لم يعد موازنته بناء على الاعتمادات المالية المخصصة له من الوزارة وتحديد مصروفاته حسب الاولويات.

الفنون الموسيقية

وفيما يتعلق بمركز الفنون الموسيقية فقد اوضح تقرير التدقيق الداخلى عدم وجود خطة استراتيجية الامي الذى قد يؤثر سلبا على فدرة وكفاءة المركز لذلك يجب الاسراع فى اعداد الخطة الاستراتيجية وفق استراتيجية وزارة الشباب والرياضة واعتمادها من قبل مجلس الادارة والشروع فى تنفيذها

كما أشار التقرير الى ضعف مشاركة القطريين فى انشطة المركز حيث لم تتجاوز نسبة القطريين 21% بسبب ضعف فعالية المبادرات التى تهدف الى جذب الشباب القطرى وقد اوصى التقرير بضرورة دراسة الوضع الراهن ووضع الحلول والاليات الكفيلة باستقطاب الشباب القطريين

واوصى التقرير بضرورة ان يعيد المركز النظر فى التوزيع الزمنى لانشطته لتغطى الفترة الصيفية بما يمكن من تعزيز فرص وامكانية استقطاب الطلاب مما يتطلب عدم اغلاق المركز خلال اشهر الصيف.

كما تبين من خلال أعمال التدقيق والمحاورات التي أجريت مع المدرسين والإدارة أن الشهادات الصادرة عن المركز غير معترف بها من الجهات الخارجية أو الأكاديمية المختصة بالفنون الموسيقية، وهذا قد يؤدي إلى إضعاف الحافز لدى الطلاب، لعدم استطاعتهم متابعة الدراسة خارج المركز لذا، توصي الوزارة بضرورة التواصل مع الجهات المعتمدة في مجال الموسيقى، للحصول على الاعتراف بالشهادات التي يمنحها المركز للطلاب.

وقد أفاد المركز في هذا الشأن بأنه يمنح الطلبة المشاركون بدورات في الموسيقى شهادات اجتياز بنجاح، كما أوضح المركز أن الدورات التي ينظمها تعتبر دراسات حرة وضعت مناهجها بمجهودات مدرسين متخصصين في الموسيقى، مستوحاة من مناهج بعض المعاهد الموسيقية في الوطن العربي، وأنه يصعب الحصول على للشروط المطلوبة لاعتمادها من الجهات اعتراف بالشهادة التي يصدرها المركز، نظرا المختصة، مثل عدد ساعات الدراسة التي يحصل عليها الطالب، وتصميم منهج لكل ، إن كانت نظرية أو عملية، معتمد من الجهات التعليمة في الدولة.

نماذج اداء

وعلى الرغم من ذلك، سيسعى المركز لدراسة الموضوع مع أعضاء مجلس الإدارة في المركز، والاتصال مع الجهات المختصة بهذا الشأن.

وتبين من خلال أعمال التدقيق عدم وجود نماذج تقييم أداء معتمدة، أو استبيانات لاستطلاع آراء الطلاب وقياس مدى رضاهم بشأن طرق ومناهج التدريس وايضا عدم استخدام برنامج آلي مناسب للشؤون المالية والمحاسبية لذا يتعين على المركز توفير برنامج محاسبي خاص بالشؤون المالية، والشروع في استخدامه في أقرب وقت ممكن.

وحول أوضاع الموظفين المتعاقدين مع المركز تلاحظ من خلال أعمال الفحص والمراجعة تعاقد المركز مع مكافآت مقطوعة من موازنة الباب الثاني، والتي عادة ما تصرف نظير أداء أعمال مؤقتة قصيرة الأجل، ولغرض معين تنتهي مدته بإنجازه، إلا أن متوسط سنوات عمل الموظفين المعنيين تجاوز الثلاث سنوات، وبالتالي فإن الوظائف التي يشغلونها دائمة وليست مؤقتة، كما تلاحظ عدم احتفاظ المركز بعقود للموظفين توضح رواتبهم وبدلاتهم، وهو ما يعد مخالفة لأحكام لائحة شؤون العاملين ولأحكام قانون العمل القطري، هذا بالإضافة إلى الآثار السلبية لذلك على أداء الموظفين المعنيين بالأمر، نتيجة الشعور بعدم الاستقرار الوظيفي، وضعف التعويضات والبدلات.

وعليه، توصي الوزارة بضرورة تسوية أوضاع الموظفين المتعاقدين، ووضع الإجراءات اللازمة للاحتفاظ بعقود الموظفين.

وأوضح التقرير ان المركز لم يضع خطة سنوية للتدريب خلال العام الخاصة بموظفيه من الإداريين والمدرسين وتعزيز قدراتهم وإكسابهم مهارات جديدة ،وذلك خلافا لأحكام لائحة العاملين في المراكز الشبابية، التي تنص على ضرورة تطوير العاملين بالمراكز عن طريق تزويدهم بفرص ملائمة للتدريب والتطوير.

ومن هذا المنطلق، توصي الوزارة بضرورة الالتزام بأحكام لائحة العاملين في المركز، احتياجاتهم التدريبية بصفة دورية، ووضع الخطط الكفيلة بتلبيتها

كما كشف التقرير ضعف نظام السلامة في المركز وعدم وجود أنظمة مكافحة الحريق، وغياب خطة للطوارئ توضح كيفية التعامل معها، وإخلاء المباني في حالة نشوب حريق بالمبنى، أو حدوث كارثة أخرى، كما لم يتلق العاملين في المركز أية تدريبات في هذا الشأن، وبالإضافة إلى ذلك، لم يبرم المركز عقد تأمين لمبانيه ضد المخاطر المحتملة كالحريق أو غيرها، وهو ما لا يمكن من حماية وسلامة موظفي وطلاب المركز والمحافظة على أصوله والتقليل من الأضرار قدر الإمكان في حال حدوث حريق.

وعليه، يتعين على المركز ضرورة التأمين على أصول المركز وممتلكاته، وتزويد المبنى بأجهزة إنذار وأجهزة لمكافحة الحريق وصيانتها بشكل دوري، ووضع خطة للطوارئ يتم تعميمها والتدرب عليها.

ضعف مشاركة القطريين فى انشطة مركز الفنون الموسيقية.. ضرورة وضع الحلول والاليات الكفيلة باستقطاب الشباب القطريين لمركز الفنون الموسيقية

واظهر التقرير صغر مساحة الفضاء المخصص للمخزن والمكتبة وبالتالي غير مهيأة لتخزين المواد والآلات الموسيقية تحتاج شروط تخزين محددة ، وهو ما قد يعرض المواد والآلات للتلف، وكذلك هو الحال بالنسبة لمكتبة المركز والتي لا تتوفر بها مساحة كافية للطلاب للقراءة والمطالعة.

وتوصي الوزارة بضرورة حفظ المواد المخزنة في أماكن ملائمة تحميها من التلف وتأمين مكان ملائم للمكتبة لتوفر للطلاب الظروف المناسبة للدراسة