محليات

498

البلدية وزارة بلا ورق في 2017

أكد خلف العنزي، مدير إدارة نظم المعلومات بوزارة البلدية والتخطيط العمراني، أنه في إطار حرص الوزارة علي تحقيق رؤيتها في أن تكون وزارة بلا ورق مع نهاية 2017، فقد أطلقت الوزارة أحدث ابتكاراتها "المكتب الذكي" على الهواتف النقالة، لربط المدراء والمسؤولين بأنظمة الوزارة ومتابعة أعمالهم وتيسيرها على مدار الساعة ومن أي مكان.

ولفت العنزي إلى أن التطبيق الجديد يتيح للمدراء والمسؤولين القيام بواجباتهم ويدعمهم في سرعة اتخاذ القرار المناسب بسرعة بعد الإطلاع على كافة المعلومات التي تساعدهم في تحقيق هذا، مشيراً إلى أن "المكتب الذكي" يختلف في مواصفاته بحسب درجة المسؤول وطبيعة عمله واختصاصاته، مؤكداً أن النظام أو التطبيق الجديد ابتكار قطري بنسبة 100%.

وأوضح مدير إدارة نظم المعلومات بالوزارة أن النظام يعتبر نواة لتحول تقني هام في الوزارة، ويساعد في تحقيق رؤية الوزارة بشأن تقديم الخدمات الإلكترونية العصرية بسرعة وسهولة، منوهاً إلى أن النظام أو التطبيق الجديد يعد أداة تواصل بين المسؤول و أنظمة الوزارة، حيث توافر البيانات الهامة بشكل سريع ومباشر، يتيح للمدير اتخاذ القرارات بناء على معطيات ومعلومات موثوقة وسريعة بعيداً عن التعقيد، وهذا الأمر بطبيعة الحال ينعكس إيجابا على جودة العمل وسرعته، وقال:على سبيل المثال حينما يكون المدير في اجتماع وتوجه له بعض الأسئلة الإحصائية أو الدقيقة التي تحتاج للرجوع إلى الأنظمة أو بعض الموظفين، يستطيع معرفة هذه المعلومات من خلال هاتفه المحمول مباشرة، كما يمكن تحميل الملفات الهامة أو العروض المطلوبة بشكل دائم في المكتب الذكي، وبذلك يستطيع المستخدم الرجوع لهذه الملفات في أي وقت.

تحول تقني للوزارة

وأضاف العنزي: يستهدف النظام الجديد في نسخته الأولي مدراء الإدارات المركزية ومن هم في مقامهم والدرجات الأعلى، ثم يمتد توزيع هذا النظام ليشمل المدراء في البلديات ورؤساء المراكز واللجان، وقد يشمل بعد ذلك رؤساء الأقسام ومن تحتاج طبيعة عمله في الوزارة إلى هذا التطبيق، لافتاً إلى أنه من المتوقع أن يكون انعكاس هذا النظام إيجابيا بشكل كبير خصوصاً مع التحول التقني للوزارة ورؤية الوزارة لتكون وزارة بلا ورق مع نهاية ٢٠١٧ وبداية ٢٠١٨ بإذن الله.

حقوق الملكية الفكرية

وأشار العنزي إلى إن هذا النظام يعد فريداً من نوعه في المنطقة، فقد تمت فكرته وتصميمه وتنفيذه بالكامل في إدارة نظم المعلومات، فهو ابتكار قطري ١٠٠٪‏ يضاف بكل فخر للابتكارات الأخرى التي ظهرت عبر وزارة البلدية والتخطيط العمراني والتي حصلت الوزارة على شهادات حقوق ملكية فكرية لها مثل نظام (توكيد اونلاين) ونظام (دليله) وكذلك (صور وبلغ)، مؤكداً أن وفداً من وحدة التنفيذ والتخطيط (ICU) بمكتب رئيس مجلس الوزراء بجمهورية ماليزيا قام بزيارة الوزارة قبل شهرين للاطلاع على أنظمة الإدارة ومن أهمها نظام المكاتب الذكية و نظام متابعة الأداء للمدراء ولوحة إحصائيات الوزير وغيرها، حيث أبدوا إعجابهم بهذه الأنظمة المتطورة.

رفع درجات الأمان

ويؤكد العنزي أن النسبة المتوقعة لنجاح التطبيق هي 98%، حيث انه من خلال ردود المستخدمين من المدراء في الوزارة ثبت إن هذا النظام ذات أهمية كبيرة جدا، وأن البعض أصبح يجد صعوبة في الاستغناء عنه، وقال: هناك تحديات لمثل هذا النظام الجديد في فكرته ومضمونه من أهمها جاهزية النظام على مدار الساعة ورفع درجات الأمان والحماية لأعلى مستوى نظراً لحساسية المعلومات ونوعية المستخدمين.

ونوه العنزي إلى أن هناك العديد من المعلومات والخدمات التي يقدمها المكتب يتم توفيرها حسب درجة المستخدم وصلاحياته، ولكن هناك معلومات وخدمات للجميع مثل معرفة أرقام التواصل مع المدراء ومعرفة المسؤولين الذين في إجازة سنوية، وكذلك الإعلانات والتعاميم والمناقصات وغيرها .

أنظمة مساعدة للمكتب الذكي

ولفت العنزي إلى أن المكتب الذكي يحتوي على بعض الأنظمة المساعدة مثل نظام (ملفاتي) الذي يسمح بتحميل أهم الملفات للمسؤول، كذلك نظام ( متابعة المشاريع ) وهذا نظام مهم جدا يمكن المدير من معرفة أهم مشاريع إدارته وأين وصل كل مشروع منها ، ومن خلال تصفح المشاريع يستطيع معرفة مدير المشروع ومراسلته من خلال النظام برسالة نصية لهاتفه ، ليقوم بتحديث البيانات أو مراجعة المدير، كذلك يستطيع المدير معرفة موازنة إدارته والرصيد المتبقي له مالياُ والمصروفات والمبالغ المحجوزة، ومعرفة المتأخرين والمتغيبين في إدارته يومياً ، كل هذه الأنظمة يستطيع المدير الاستفادة منها في حال طلبها إن لم تكن متوفرة لديه.

وأضاف: تم تدريب المدراء في المرحلة الأولى على بعض المميزات البسيطة لنظام المكاتب الذكية، ومع الوقت سوف يتعمق المستخدم في النظام تدريجياً ويتم فتح الصلاحيات والأنظمة حسب الحاجة ، ونحن نرحب دائماً في حال وجود أي استفسار أو حاجة للمساعدة عبر قنوات التواصل المعروفة لإدارة نظم المعلومات.

جدير بالذكر إن وزارة البلدية والتخطيط العمراني كانت قد حصلت على حقوق ملكية فكرية لبعض الأنظمة الفريدة لديها والتي تعتبر أول جهة تقوم بتطبيقها بشكلها التقني الحالي ، حيث كانت الوزارة قد أطلقت عدة خدمات في عامي 2011 و 2012 من ضمنها خدمات ( دليلة الإرشادية_دليلة منازل_ دليلة معاني_ دليلة أراضي ) وكذلك خدمة ( صور وبلغ ) عبر تطبيق البلدية الذي يعتبر أول تطبيق خدمي في أبل ستور وأندرويد في الوزارات في المنطقة ، وقامت الوزارة خلال عامي 2013 و 2014 بإطلاق خدمات فريدة وجديدة أيضاً من ضمنها ( شاشات متابعة الأداء للمدراء – وشاشة إحصائيات الوزير – وتوكيد أونلاين )، وفي عام 2015 قامت الوزارة بتدشين نظام (المكاتب الذكية) والذي يضع جميع المعلومات والبيانات الهامة للمدراء وأصحاب القرار في راحة الكف عبر أجهزتهم الذكية ، وجميع هذه الأنظمة تخرج من نطاق التقنية الافتراضية والتقليدية إلى آفاق الأنظمة المحترفة والابتكارية.