تقارير وحوارات

7737

سياسة الأبواب المغلقة للمسؤولين إشكالية تعاني منها بعض المؤسسات

مواطنون لـ "الشرق": يجب أن يكون باب المسؤول مفتوحاً دون الهروب من المقابلة

لا شك أن سياسة الأبواب المغلقة وحجة الانشغال الدائم وعدم مواجهة أو استقبال المراجعين والوجود معهم هي سياسة الضعفاء وعدم الثقة بالنفس، كما يرى البعض من المواطنين، وهي التي تجعل هؤلاء قابعين خلف تلك الأبواب المغلقة، في الوقت الذي يمثل فيه المراجعون داخل كافة المؤسسات والهيئات أهمية كبرى باعتبارهم الشريان الرئيسي داخل هذه الجهات، حيث أن التعامل مع جميع شرائح المجتمع داخل المؤسسات الخدمية يتطلب مجهوداً كبيراً من المسؤول حتى يشعر المراجع بحالة من الرضا عن الخدمات المقدمة له وهذا بالتأكيد يتطلب تطوير المهارات الشخصية والوظيفية للمسؤول داخل الجهات المعنية.

ورغم أن الموظفين داخل الجهات المختلفة يتمتعون بمستوى عال من التعليم والكفاءة في التعامل مع المراجعين، إلا أنه لا غنى عن المسؤول في الكثير من الحالات التي قد يعجز الموظف العادي عن حلها لعدم امتلاكه الصلاحيات الكافية وبالتالي تظهر إشكالية الأبواب المغلقة لدى البعض من المسؤولين في عدم مقابلة المراجع حتى يظل الأخير في دوامة طويلة من أجل دخول مكتب المسؤول، وذلك على العكس من جهات أخرى التي تتمتع بقدر كبير من المرونة في التعامل مع المراجعين حيث ترفع شعار سياسة الأبواب المفتوحة في وجه المراجعين والموظفين أيضاً.

لذلك فإن اختيار القيادات داخل الجهات المختلفة هو العامل الأكبر في نجاح علاقة الجهة مع مراجعيها، حيث إن سياسة الباب المفتوح للمسؤولين تثمر عن استقبال المراجعين، والاطلاع على احتياجاتهم، والتوجيه عليها، ومتابعة ما لهم من حقوق، وسرعة تنفيذها، ومنح الجميع حقوقهم دون استثناء، والالتزام بقيم العدل والمساواة، وهو ما تحرص عليه الدولة بتسخير كافة الإمكانيات لكل من يعيش على هذه الأرض الطيبة، حيث إن خدمة المراجعين والتفاعل مع احتياجاتهم ومتابعة حقوقهم المتعثرة واجب على كل مسؤول يقدر حجم الأمانة، مع تعزيز قنوات الاتصال مع المواطنين وإنهاء معاملاتهم.

وأكد عدد من المواطنين لـ"الشرق" أن هناك آليات محددة وواضحة في تعامل المسؤولين مع المراجعين وأن هناك ضوابط لسياسة الأبواب المفتوحة، بحيث يجب أن تكون بشكل منتظم، مشيرين إلى أن اللجوء إلى المسؤول داخل الوزارة أو الهيئة يأتي في شكل تدريجي في حال عجز الموظف عن إنهاء خدمة المراجع، وبالتالي تكمن أهمية المسؤول، وهنا يجب أن يجد المواطن باب المسؤول مفتوحاً دون الهروب من المقابلة.

وأشار البعض من المواطنين إلى أنه رغم تمتع عدد ليس بقليل من الوزارات والجهات المختلفة بالدولة بسياسة الباب المفتوح إلا أن بعض الجهات الأخرى تعاني من سياسة الأبواب المغلقة في وجه المراجعين مما يحتاج إلى إعادة نظر في هذه الإشكالية بما يضمن التعامل السليم مع المراجعين والعمل على إنهاء كافة طلباتهم.

للاستماع إلى شكاواهم وحل مشكلاتهم.. جبر العجي:

تخصيص المسؤول يوماً واحداً لاستقبال المراجعين

أكد المواطن جبر العجي أهمية تطبيق مقولة الأبواب المفتوحة، مشيراً إلى ضرورة تحطيم أية حواجز بين المسؤول داخل الجهة أو المؤسسة والمراجع، مؤكداً أنه رغم وجود عدد كبير من الوزارات والجهات والهيئات تتمتع بسياسة الباب المفتوح في التعامل مع المراجعين إلا أن البعض ما زال يعاني من الأبواب المغلقة لذلك يجب على هذه الجهات تعزيز علاقاتها مع المواطنين أو المراجعين بشكل عام من خلال فتح أبوابها لكافة المراجعين بضوابط وآليات محددة لا تخل بمنظومة العمل داخل الوزارة أو الهيئة، وأشار العجي إلى أهمية غرس الثقة داخل المراجع تجاه الوزارة أو الجهة التي يتعامل معها حيث إنها تشعره بالراحة والطمأنينة.

ونوّه بأن سياسة الباب المفتوح ينفذها البعض من منطلق الأمانة وإدراكه بأنه وضع في المنصب لخدمة المراجعين، وقال: ندرك تمام الإدراك حجم المهام الملقاة على المسؤولين في الوزارات، خاصة من يتولى منصباً قيادياً خدمياً كبيراً ولكن ما الذي يمنع أن يخصص كل قيادي أو مسؤول يوماً واحداً على الأقل لاستقبال المراجعين والاستماع لشكاواهم، وأكد أهمية تعزيز قنوات التواصل عبر مواقع الإعلام الاجتماعي ووسائل التواصل المختلفة من خلال تخصيص حسابات أو صفحات رسمية لبعض المسؤولين أو القيادات داخل الوزارات الخدمية للتواصل مع الجمهور عبر هذه الوسائل.

أكدت أنها سبب لعدم تطوير الخدمات.. تماضر الحر:

بعض الوزارات تتبع سياسة الباب المغلق أمام المراجعين

أكدت الإعلامية تماضر الحر أهمية سياسة فتح أبواب المسؤولين في الهيئات والمؤسسات للجمهور، مؤكدة أن هذه الوزارات والمؤسسات وجدت لخدمة الجمهور العام والأطراف ذوي العلاقة بها، وقالت: أؤمن بأن المدير أو المسؤول الواثق من عمله وقراراته لن يغلق باب التواصل معه، خاصة إن كان إدارياً ناجحاً وملماً بتقنيات الإدارة الناجحة، علماً أنه من المستحيل أن تجد ذا سلطة يسعى للتطوير والتنمية ولا يرغب بسماع رأي أصحاب العلاقة في مجال عمله، حيث إن الخطوة الأولى للتطوير والتحسين هي أن تبحث عن الثغرات وتلاحظ السلبيات ولا يكون ذلك إلا عندما تفتح أذنيك وعينيك وتلتمس ما يزعج الآخرين وما ينتقده الجمهور والمتعامل المباشر مع قرارات الجهة التي تمثلها.

وأوضحت أن المقصد بألا تكون الأبواب مفتوحة بشكل دائم ومبالغ، ولكن هناك طرقاً عديدة ومختلفة للتواصل من الممكن أن تؤدي نفس الغرض والبديل الأمثل للتواصل المباشر مع المسؤول، لأننا بالطبع نتفهم حساسية بعض المناصب أو انشغالاتها، وكما هو الحق محفوظ للمسؤول للتفرغ لتأدية عمله بهدوء وبعيداً عن المشتتات، فحق محفوظ أيضاً للجمهور أو الموظف أن يجد السبيل لإيصال رسالته أو شكواه، فمن دون التعبير عنها لن يعلم عنها المسؤول ولن تحل المشكلة أبداً.

وأشارت الحر إلى أنه للأسف هناك البعض من الهيئات تتبع سياسة الأبواب المغلقة مع المراجعين وفي هذه الحالة لا يمكن أبداً أن يكون المسؤول واثقاً من ذاته ومن قراراته ويغلق الأبواب، وأكبر دليل على وجود هذه الجهات الأخبار التي نسمعها بين الفينة والأخرى عن بعض المؤسسات أو الوزارات وعدم رضا بعض المراجعين على بعض القرارات داخل الهيئات الخدمية.

وقالت تماضر الحر: إنه علينا أن نضع بالحسبان أن كل مراجع يرى مشكلته أو حاجته وكأنها حالة متفردة، يرى أنه مختلف ووضعه مختلف وشكواه مختلفة عن الآخرين، هذه طبيعة المراجع بشكل عام، نفسياً يعتقد بأنه الوحيد الذي مر بيوم صعب أو الوحيد الذي تأخرت معاملته أو هو ذاك الوحيد الذي أكمل كافة المتطلبات وعلى الجهات التفرغ لتلبية احتياجاته، وفي الطرف الآخر ذاك المسؤول يرى أنه يعالج يومياً كماً هائلاً من الطلبات، ويستمع إلى العديد من التحديثات، ويقوم بدراسة العديد من القرارات، فهو يعتقد وبشكل يومي أن المهام المنوطة إليه عديدة وكل الطلبات متشابهة ومكررة ليس إلا، وبالتالي فإن المراجع لا يحتاج إلا الكلمة الطيبة وفناً في أسلوب التعامل، وتاريخاً مرتبطاً ووقتاً معيناً لإنهاء إجراءاته، وأن المسؤول لا يحتاج إلا أن يتحلى ببال طويل، وصبر على ما يتكرر من شكاوى أو تعليقات، مؤكدة أن الباب المغلق لن يزيد المراجع إلا استياءً، لذلك من الأفضل أن تكون جميع الأبواب مفتوحة أمام المراجع بضوابط محددة وواضحة.

أهمية تدريب وتأهيل المديرين داخل الجهات.. جاسم العنزي:

ثقافة الباب المفتوح سر نجاح أي مؤسسة خدمية

شدد المواطن جاسم العنزي على أهمية ترسيخ ثقافة سياسة الباب المفتوح للمديرين أو المسؤولين لضمان نجاح عمل أي مؤسسة مهما كان حجم نشاطها، وأكد العنزي ضرورة الاهتمام الحقيقي بأهداف المراجعين ومصالحهم، وضرورة التعامل معهم باعتبارهم الطرف الأساسي في حياة المؤسسة ومستقبلها، والتفكير في الأساليب التي تعمق وتعزز الثقة بين المراجع والمسؤول.

وأوضح ضرورة منح المديرين داخل المؤسسات والجهات المختلفة الدورات المختلفة التي تسهم في تعميق العلاقة بين المسؤول والمراجع وخلق وسائل تواصل أكثر فعالية بين الطرفين، وأكد أن زمن سياسة الباب المغلقة بات لا يفيد حيث يصيب المراجع بحالة من الاستياء بل إنه يخلق حالة من عدم الرضا من قبل المراجع على أداء المؤسسة بشكل عام، لذلك يجب التركيز على المسؤولين الذين يتبعون هذه السياسة وتأهيلهم وتدريبهم بما يضمن أن يكونوا أكثر تفاعلاً مع المراجعين.

وأشار جاسم العنزي إلى أنه رغم أهمية الموظف في إنهاء معاملات المراجع وتخليص إجراءاته باعتباره الخط الأول الذي يقابله المواطن حينما يدخل إلى الدائرة الحكومية لإنجاز معاملته إلا أنه لا غنى عن مقابلة المسؤول والاستماع إلى المراجع وإلى ملاحظاته، لذلك فإن ثقافة الباب المفتوح السر وراء نجاح أي مؤسسة خدمية.

طالب بالارتقاء بمهارات موظفي المؤسسات.. أحمد الكبيسي:

المراجع يلجأ للمسؤول في حالة عجز الموظف

أكد المواطن أحمد الكبيسي أن المراجع لا يحتاج إلى المسؤولين في كل الأوقات، حيث أن الموظفين داخل الوزارات والدوائر الحكومية المختلفة يقومون بعملهم على أكمل وجه ومن خلال آلية واضحة في التنظيم والترتيب، ولكن في حال تعثر الموظف أو عجزه عن إنهاء معاملة المراجع ففي هذا الوقت يستطيع اللجوء إلى المسؤول ومن حقه أن يجد باب المسؤولين مفتوحاً لكن دون الإخلال بواجبات عمليات التنظيم والدخول إلى المسؤول، خاصة وهناك مهام جسام يقوم بها هذا المسؤول داخل الجهة أو المؤسسة، وبالتالي لا يستطيع فتح بابه طيلة الوقت، وإلا يتحول الأمر إلى حالة من الفوضى.

وأشار الكبيسي إلى أن المراجع حينما يدخل إلى جهة معينة من أجل إنهاء إجراءاته لا يهمه سوى تخليص معاملته في أقرب وقت وأن يقابله الموظف بأسلوب جميل في التعامل، حيث لا يهوى الكثير من المراجعين مقابلة المسؤولين، طالما أن معاملته تنتهي من قبل الموظف، وأكد أن الدولة لم تقصر في تسخير كافة إمكانياتها من أجل توفير وتذليل أية عقبات تواجه المواطنين والمقيمين عند إنهاء معاملاتهم، ونرى ذلك من خلال المجمعات الخدمية التي أنشأتها الدولة منذ عدة سنوات وانتشرت بشكل كبير في مناطق مختلفة من أجل توفير الوقت والجهد على المراجع.

وأضاف قائلاً: أرى أن الموظف هو المسؤول الأول عن إنهاء معاملة المراجع ، فكلما كان على دراية كاملة وخبرة كبيرة وكان مؤهلاً بدرجة كبيرة، كلما كانت إنهاء إجراءات المراجعين بسهولة وبالتالي يخفف الضغط على المسؤولين حتى يتفرغوا لمهامهم الأخرى.

طالب بتعزيز الأداء المؤسسي في التفاعل مع المواطنين.. جاسم الجاسم:

ضرورة تواجد المسؤول وسط المراجعين

أكد المواطن جاسم الجاسم ضرورة الاهتمام بالتطوير المستمر لأقسام خدمات المراجعين داخل الدوائر والمؤسسات المختلفة، مشيراً إلى تطوير وتعزيز آليات التواصل مع المواطنين والمراجعين بما يواكب توجهات الدولة في توفير كافة الخدمات للمواطنين وتذليل أية عقبات تواجههم.

وأوضح الجاسم أن سياسة الأبواب المغلقة هي إشكالية عامة موجودة بالفعل على مستوى دول العالم وأوروبا والوطن العربي وليست مقتصرة على دولة معينة، وقال رغم تمتع العديد من الوزارات والهيئات بسياسة الباب المفتوح إلا أن هناك جهات أخرى ما زال مسؤولوها يغلقون الباب أمام المراجعين الأمر الذي يحتاج إلى إعادة نظر من هذه الجهات والمؤسسات.

وقال إنه من المؤكد أن المراجع يلجأ إلى المسؤول أو القيادي بعد أن نفذت كافة محاولاته مع الموظفين المختصين لإنهاء إجراءاته أو مراجعته وفي هذه الحال تجب مقابلته، وأشار الجاسم إلى ضرورة التواصل مع المواطنين وإتباع سياسة الباب المفتوح، من خلال إتاحة الفرصة لمقابلة المسؤولين وتطوير أدوات وقنوات التواصل المباشر وغير المباشر عن طريق وسائل التواصل المختلفة، مشيراً إلى أن الهيئات الخدمية هي الشريان الرئيسي في التفاعل والاتصال مع المواطنين، وأكد على تعزيز أهمية تحسين الأداء المؤسسي ورفع مستوى الكفاءة في التفاعل مع المواطنين، وذلك عبر آليات حديثة في التواصل مع المراجعين، وكيفية التصرف في المواقف الصعبة، وآليات الرد المقنع على الشكاوى والاستفسارات المقدمة من قبل المراجعين وعدم إهمالها، وتفاعل المسؤولين أنفسهم مع هذه الاستفسارات والنزول من المكاتب لمقابلة المراجعين في أوقات مختلفة والاستماع لهم ولملاحظاتهم

اقرأ أيضاً

نظام غذائي شهير لإنقاص الوزن يزيد خطر الإصابة بسرطان الكبد

ثلوج وأمطار غزيرة.. تعرف على الطقس المتوقع في قطر والعالم العربي بسبب المنخفض الجوي

للمسافرين العرب إلى الصين.. 4 تحديات يجب الانتباه لها و6 تطبيقات عليك تحميلها

أخبار ذات صلة

 اليوم الدولي لمنع استغلال البيئة في الحروب.. نداء جماعي من أجل السلام والاستدامة

"المشروع المعجزة" بالسعودية.. 4 ساعات من الرياض لجدة براً وتحول مرتقب في الربط مع دول الخليج