تقارير وحوارات

2421

مواطنون لـ "الشرق": الخط الساخن في بعض المؤسسات الخدمية.. بارد

طالبوا بالقضاء على سلبيات موظفي الاستقبال..

 يعاني عدد كبير من المراجعين عند اتصالهم بالهاتف أو زيارتهم لبعض الوزارات والجهات والمؤسسات ذات الصلة بالجمهور، بسبب افتقار موظفي خدمة العملاء، أو البعض منهم إلى التعامل مع الشخصيات المختلفة من المراجعين، سواء من كبار السن أو السيدات أو الشباب، مما يمثل إشكالية كبيرة تسفر عن بطء الخدمات أو الإجراءات التي يرغب المراجع في إنهائها بسرعة.

 ورغم تطور المعاملات في الكثير من الوزارات الخدمية، والتي أصبح أغلبها يتم إلكترونيا، إلا أنه مازال هناك أرقام هواتف بعض الوزارات، لا يتم الرد عليها، الأمر الذي يدفع المراجع للذهاب إليها بنفسه، للاستفسار وغالبا ما يصاب بحالة من الاستياء، نتيجة فشل موظف الاستقبال في الرد على استفساراته، أو نتيجة التجاهل للمراجع أو الانشغال عن خدمته، أو عدم استقبال الجمهور بالشكل المناسب، وغيرها من التصرفات غير المسؤولة، التي تصدر من موظفي خدمة العملاء، سواء بتعمد أو بجهل، ولكنها تخلق حالة من الانزعاج الشديد لدى المراجع، وقد تصيبه بالإحباط، نتيجة مثل هذه التصرفات، خاصة أن موظف خدمة العملاء يمثل واجهة الوزارة أو الهيئة أو المؤسسة، فهو الصف الأول في التعامل مع الجمهور.

 "الشرق" فتحت ملف تعامل موظفي خدمة العملاء مع الجمهور، وأهمية الخط الساخن لدى المراجعين، حيث أعرب عدد من المواطنين ، عن استيائهم نتيجة عدم تفعيل الخط الساخن بالشكل الصحيح، والذي يخدم المراجعين وتحوله إلى مجرد ديكور، متسائلين عن نتائج الدورات التدريبية، وورش العمل التي يحصل عليها موظفو خدمة العملاء، والتي تمكنهم من الفهم الجيد لمهام وظائفهم.

 وطالب عدد من المواطنين بضرورة تطوير وتحسين خدمة العملاء، مع عدم إهمال شكاوى المراجعين، والاهتمام بها وأخذها على محمل الجد، مشيرين إلى أن ذلك لن يتم إلا من خلال مراقبة الجودة، على أن يتبع صندوق الشكاوى أعلى سلطة في الوزارة أو المؤسسة، لحلها بمنتهي الشفافية، منوهين إلى أهمية اختيار موظفين أكْفاء، لديهم مهارات وفنون التحدث اللبق والإنصات وامتصاص غضب المراجع، وذلك حتى تنجح الوزارة في تقديم خدماتها بشكل جيد للجمهور والمراجعين.

خالد المهندي: لا بد من توظيف كوادر وأشخاص أكْفاء

يرى خالد المهندي أنه بشكل عام، لن تفيد الدورات التدريبية موظفي خدمة العملاء، خاصة أنها مرتبطة بالترقية والعلاوات، وليست رغبة داخلية للأفراد في التطور، مشيرا إلى الإشكالية الكبرى، نوعية موظفي خدمة العملاء والاستقبال، الذين يكون غالبيتهم مستوى المستوى التعليمي، لذلك يجب على الموارد البشرية وضع مقاييس ومعايير خدمة العملاء، خاصة أنهم الواجهة الأساسية للوزارة أو المؤسسة التي يعملون بها، الأمر الذي يعطي نظرة سلبية أو انطباعا إيجابيا عن المكان، عبر تقييم أدائهم.

وأكد أن أهمية توظيف كوادر وأشخاص أكفاء، مع أهمية إلحاقهم بالعلاقات العامة داخل المؤسسة، بناء على المعطيات التي يقدمها موظفو الاستقبال، بما يفيد في تحسين وتطوير خدمات الجهة التي يعمل بها، لافتا إلى أنها حلقة متكاملة ومترابطة. وتابع قائلا: أحيانا يكون الموظف غير ملم بالأقسام والتخصصات الموجودة في الوزارة، لا يستطيع الرد على الاستفسارات، من هذا المنطلق يعد خدمة العملاء مكانا حساسا وهاما للغاية، حيث إنه يعد ممثلا للمكان، لذلك يجب اختيار أشخاص ذوي كفاءة.

ونوه إلى ضرورة أن يتدرج في الوظائف المختلفة، حتى يصبح على دراية بطبيعة كل قسم، بالإضافة إلى أهمية إعطائه دورات في كيفية التعامل المباشر مع الجمهور، وتعليمه كيف يصبح متحدثا لبقا ومنصتا جيدا،لافتا إلى أهمية أن يتبع نظام الشكاوى وخدمة العملاء ، أحد أهم الأقسام بالوزارة، حتى يعطي تغذية راجعة بما يفيد في تحسين وتطوير خدمات المكان.

محمد الرويلي: الرقابة على عمل الموظفين يحسِّن الخدمة

قال محمد الرويلي إن هناك مجموعة من القيم تحكم العمل المؤسسي، لذلك يجب الحرص على تطبيق تلك القيم، مشيرا إلى أن أهم تلك المبادئ والقيم، أداء العمل بشكل صحيح، والقدرة على تحقيق الأهداف المرجوة، والكفاءة والتي تتم عن طريق الاستفادة من الكفاءات البشرية.

 وتابع قائلا: يجب أن يكون هناك عدة عناصر، يجب توافرها في الأشخاص الذين يعملون في مجال خدمة العملاء أو الاستقبال ، مع أهمية اختيارهم حسب الخبرة وعدم توظيف من تنقصه الكفاءة، وأيضا يجب الحرص على التوجيه والإرشاد المستمر، للتقليل من الأخطاء، ويجب على المسؤولين الاعتراف بالأخطاء التي تواجه الموظفين لديهم، حتى يتم إصلاحها ومعالجتها بالشكل السليم، ولن يتم ذلك إلا بالنظر إلى شكاوى الجمهور، وإيجاد الحلول لها، وخاصة المشكلات الشائعة أو التي تتكرر باستمرار.

وأشار إلى أهمية أن تتوفر العديد من المهارات، لدى موظفي خدمة العملاء ، حتى ينجحوا في أداء العمل المنوط بهم على أكمل وجه ، من خلال خدمة المراجعين، سواء داخل الوزارات أو الهيئات، وتلبية احتياجاتهم، والرد على استفساراتهم ودعمهم، منوها إلى أهمية دور الرقابة، خاصة أن مجالات الرقابة لا تقتصر على المستوى المالي فحسب، وإنما تمتد لتصل إلى مراقبة العمل الإداري، وقياس كفاءته وفاعليته، ومعرفة مدى تأثيراته على الأفراد، الأمر الذي يصب في مصلحة الجميع، ويعمل على تحسين الأداء بشكل عام.

محمد المهندي: بعض المؤسسات لا تقبل شكاوى المواطنين

قال المواطن محمد غانم المهندى، إن المعاملات في الكثير من الوزارات، أصبح أغلبها يتم إلكترونيا منذ العام الماضى، إلا أنه يوجد هناك إشكاليات في عدم تقبل بعض الجهات التي تقدم خدمات للجمهور، النقد أو شكاوى المواطنين، مشيرا إلى أهمية البت والتحقيق في شكاوى الجمهور المختلفة، وخاصة في حالة تكرارها لتطوير أداء الموظفين وتحسين خدمات المؤسسات التي تقدمها للأفراد، وليس عمل نظام للشكاوى دون الالتفات إليها.

وتابع قائلا: يوجد العديد من شكاوى المواطنين، فيما يتعلق بطوابير الانتظار والزحام في طوارئ الأطفال بمستشفي الخور، والتي تخدم عدة مناطق كالخور والذخيرة وأم قرن وسميسمة، وجميع المناطق الشمالية، ورغم ذلك قد ينتظر المرضى ساعات طويلة من أجل الدخول إلى غرفة الطبيب، الأمر الذي نتج عنه الكثير من الشكاوى، والتي لم يتم الالتفات لها أو التحقيق فيها، لذلك يجب أن يخرج المسؤولون من مكاتبهم الإدراية، لتفقد أحوال المواطنين والمراجعين في المكان، وخاصة الذي يقدم خدمات مباشرة، لمعرفة كيفية سير العمل ومدى رضا الناس.

عادل الهاشمي: ضرورة تدقيق الخدمة والالتفات للشكاوى المقدمة

قال المواطن عادل الهاشمي، إننا في السنوات الأخيرة، لمسنا تطورا كبيرا في خدمة العملاء، في بعض الوزارات الخدمية، والتي قدمت نموذجا يحتذى به، سواء من حيث إنجاز الخدمات أو التعامل مع المراجعين والرد على استفساراتهم مثل وزارة الداخلية ووزارة الاقتصاد والتجارة.

مشيرا إلى أهمية العمل على التطوير والتدريب المستمر، لموظفي خدمة العملاء والاستقبال، لذلك يجب التركيز على تعليمهم كيفية التعامل المباشر مع الجمهور، والحديث مع المراجعين بأسلوب لبق، وقدرتهم على تلبية رغبات الجمهور، والتي تبدأ من التعرف عليهم وانتقاء عبارات لبقة عند التعامل معهم، والتبسم في وجوههم، مما يترك أثراً طيباً في نفس المراجع، ولن يحدث كل ذلك إلا عن طريق إعطاء موظفي خدمة العملاء الصلاحيات، بحيث يستطيع البت في الموضوعات ويرد على الاستفسارات والأسئلة، بدلا من تأخر الرد أو إرسال ايميل للمراجع.

وأشار إلى أهمية حرص الوزارات والمؤسسات المختلفة، على تطوير خدماتها وتحسينها، وذلك عن طريق تقييم كفاءة الخدمات المقدمة ، منوها إلى أهمية التواصل مع المراجعين والرد على الشكاوى والاستفسارات خلال وقت قياسي، وتلقي الاتصالات بصدر رحب، فعدم الرد على أرقام الهواتف الخاصة بالوزارة يؤثر على سمعة الوزارة لدى العميل، وأحيانا يحيل الموظف الموضوع إلى موظف آخر.

وتابع قائلا: غياب المعلومات وعدم إلمام ومعرفة الموظف بكل ما يتعلق بالمكان الذي يعمل به، سبب رئيسي في عدم تلبية طلبات المراجعين، لذلك يجب أن يشمل التدريب إمداده بالمعلومات الكافية، فهو حلقة الوصل بين الوزارة والمراجع، وهنا تظهر أهمية تدقيق الخدمة، والنظر إلى جميع الشكاوى المقدمة، والبت فيها بمنتهى الشفافية، لذلك يجب أن يتبع قسم الشكاوى لأعلى سلطة بالمكان لحل الإشكاليات بسرعة، كما أنها ستساهم في معرفة جودة خدمات الوزارة المقدمة للجمهور.

أنور الطيري: يجب مراقبة أداء الموظفين لتحسين الجودة

أكد أنور الطيري على أهمية الدور الذي يقوم به، خدمة العملاء والاستقبال في الوزارات والهيئات التي تقدم خدمات للمواطنين، مشيرا إلى أن البعض من الوزارات أرقام هواتفها لا تعمل عند الاتصال بها للاستفسار أو السؤال عن أخد الخدمات التي تقدمها، والبعض الآخر لا يأخذ شكاوى الجمهور على محمل الجد.

وأشار إلى أن الإشكالية تكمن في عدم معرفة الموظف، بأقسام وتخصصات المكان الذي يعمل به، كما أنه غير ملم بالمشكلات الشائعة التي تواجه المراجعين، منوها إلى أن الحل يكمن في إعطاء الموظفين دورات تدريبية وتأهيلية لتعليمهم كيفية التعامل المباشر مع الجمهور، وأنه يجب على موظف خدمة العملاء أو الاستقبال، أن يمتلك فن أو مهارة الإصغاء، ومراعاة أن يكون الموظف مستمعاً أكثر منه متحدثا، وأن يتم تدريبهم على الاهتمام بمشاعرهم للمراجعين، ومراعاة الجانب النفسي لهم، ولن يتم ذلك إلا عن طريق إعطاء المراجع معلومات دقيقة وكافية، وليست منقوصة، ومساعدته على تحقيق ما يريد، وتقديم البدائل المناسبة له، في حال تعذرت الاستجابة لطلبه الأول وعدم تجاهل العميل.

وشدد على أهمية أن يكون هناك مسؤولون لمراقبة أداء الموظفين، والتنبيه على أهمية الاهتمام بالمراجع، ومعاملته بشكل جيد، حتى يشعر بالاحترام والرضا عن الوزارة أو المؤسسة. وتابع قائلا: للأسف، بعض الجهات لا تلتفت إلى شكاوى المراجعين، والبعض منهم قد يستقبلون الشكوى، ولكن لا يتم حلها أو أخذها على محمل الجد، لذلك يجب تقبل كافة شكاوى المراجعين، وحلها لتطوير وتحسين الخدمات المقدمة.

محمد المناعي: الخط الساخن انتقل لمواقع التواصل الاجتماعي

يري محمد المناعي أنه يجب إحالة موظفي خدمة العملاء والاستقبال إلى شركة علاقات عامة، بحيث تتولي هذه الشركة متابعة وتقييم أداء هؤلاء الموظفين التابعين لها، مع أهمية حرصها على اختيار موظفين أكفاء، ذوي خبرة وعلى دراية بطبيعة مهام هذه الوظيفة ، مشيرا إلى خدمة العملاء، قدمت صورة سلبية عن الوزارة الموجودة بها، لذلك لجأ المراجعون والمواطنون إلى مواقع التواصل الاجتماعي، وتحديدا صفحة توتير، حيث تحول الخط الساخن إلى توتير، وهنا تكون الجهة او الوزارة، مجبرة على الرد والتواصل ، نظرا للشفافية الموجودة.

وتطرق إلى أهمية الرقابة في تقييم أداء خدمة العملاء، والبت في الشكاوى المقدمة، مع سرعة الفصل فيها، خاصة إذا كانت الشكاوى متكررة، منوها إلى أن التدريب أو التأهيل لهؤلاء الفئة من الموظفين، لا يتم بالشكل المطلوب.

وتابع قائلا: هنا يأتي دور التأهيل الجيد ، الذي يضمن تحقيق كل المقومات في موظف خدمة العملاء، من أجل تقديم خدمة مميزة لكافة المراجعين وخلق حالة من الرضا ، والارتياح النفسي لدى المراجع، مع ضرورة إعطائه دورات في الإتيكيت للتعامل مع الجمهور، وأيضا مازالت بعض أرقام البدالة والخط الساخن في بعض الوزارات لا يتم الرد عليها، ويظل المراجع يجرب اللغة العربية أو الإنجليزية، ولا يوجد رد أيضا، لذلك يجب تشديد الإشراف والمتابعة والرقابة على آلية عمل خدمة العملاء في الجهات المختلفة.

أحد نماذج الشكاوى

واقعة حقيقية شهدتها خدمة الاستقبال بأحد المراكز الصحية التابعة لوزارة الصحة، وترويها إحدى المواطنات على أحد المنتديات القطرية، والتي تعكس أن موظفي الاستقبال في حاجة ملحة إلى الـتأهيل والتدريب للتعامل مع الجمهور بطريقة لائقة، والتحدث بطريقة لبقة، حيث تتلخص الواقعة على لسان صاحبتها أنها اتصلت لتقدم شكوى عبر خدمة نسمعك، خاصة أنه على حد قولها أن الخدمة يجب أن تكون لتصحيح الأخطاء وتحسين الخدمة الصحية المقدمة، إلا أنه للأسف لم يحدث ما كانت تتمناه، حيث إنها قالت إنها ذهبت إلى أحد المراكز الصحية القريبة من بيتها، وتقريبا الساعة 11:30 ظهرا، وبعد أن قامت أختها المريضة بعمل القياسات الحيوية، لم يستطيعوا الحصول على رقم للدخول إلى غرفة الطبيب، وكان رد الموظفات بأن النظام (السيستم) لا يقبل المواعيد في الوقت الحالي، وأخبروها بأن ترجع الساعة الـ4، إلا أنها أصرت على تقديم شكوى، خاصة أن المركز يغلق عند الساعة 2 ظهرا.

 وبالفعل اتصلت بخدمة نسمعك مرتين، جاءها رسالة على الموبايل برقم الشكوى في المرتين، ثم بعدها بيومين رسالة أخرى تفيد بإغلاق الشكوى، إلا أنها أصرت على التواصل والتحدث لمعرفة ما تم في شكوها، فما كان من الموظف إلا أن اعتذر لها، وفي النهاية قالت له إنها خدمة نسمعك ونطنشك، في إشارة واضحة على استيائها الشديد، لما حدث لها وعدم التفاعل والتجاوب مع مطلبها.

اقرأ أيضاً

 اليوم الدولي لمنع استغلال البيئة في الحروب.. نداء جماعي من أجل السلام والاستدامة

"المشروع المعجزة" بالسعودية.. 4 ساعات من الرياض لجدة براً وتحول مرتقب في الربط مع دول الخليج

هام للمسافرين.. تعرف على المسموح به على الطائرة بشأن الشواحن المتنقلة والسجائر الإلكترونية

أخبار ذات صلة

وزيرة الشؤون الاجتماعية والعمل في سوريا: مشاركتنا في المؤتمر الإسلامي لوزراء العمل بالدوحة يكرس عودة سوريا إلى محيطها العربي والإسلامي

سلسلة جبال التاكا شرق السودان.. رحلة عبر الزمان وشموخ يحكي عظمة المكان