محليات

1534

جامعة قطر تسلم الكتب للطلبة وفق نظام ترقيم آلي

شرعت إدارة الخدمات الطلابية في جامعة قطر بتطبيق آلية جديدة لتسليم الكتب الدراسية للطلبة حيث اعتمدت على نظام آلي للترقيم، وأسلوب مختلف في توزيع الكتب، الأمر الذي نتج عنه سلاسة في توزيع الكتب الجامعية الدراسية، وارتياح عام لدى الطلبة.

وقالت الأستاذة لولوة إبراهيم رئيس قسم الكتب الدراسية في إدارة الخدمات الطلابية لـ"الشرق" إنه نظرا للتزايد المطرد في أعداد الطلبة أدى ذلك إلى زيادة الضغط على عملية توزيع الكتب، وهذا الفصل قمنا باعتماد نظام الأرقام، حيث يأخذ الطالب رقما، ثم يقوم الموظفون بتجميع الكتب الخاصة به.

لولوة إبراهيم: تدريب نظري وعملي للطلبة العاملين في توزيع الكتب

وأضافت: سابقا كان الطالب هو من يقوم بتجميع كتبه من رفوف المعرض بنفسه، وكان هذا يستغرق وقتا طويلا إذ كان يصعب على الطالب أن يجلب كتبه بمفرده، وأحيانا كان الطالب يقوم بأخذ الكتب الخطأ من الرفوف، وهذا العام كنا أكثر حزما فيما يتعلق باستخدام البطاقة الجامعية، وذلك لتعزيز دورها لأنها هي التي تمثله بالجامعة، إضافة إلى كونها تيسر سير العمل إذ إن لكل بطاقة جامعية شيفرة معرفة على أجهزة الجامعة الإلكترونية، والتي تظهر كل التفاصيل المتعلقة بالطالب حاملها.

وأشارت الى تخصيص أيام معينة لكل كلية، آخذين بعين الاعتبار عدد الطلبة المنتسبين لكل كلية، وأيضا عدد الطلاب والطالبات، وقمنا بجعل يوم السبت من كل أسبوع يوما عاما لكل الكليات، بحيث يقوم من فاته استلام كتبه في الأيام المخصصة لكليته باستلام كتبه يوم السبت، ونعتبر أن تخصيص هذا اليوم لكل الكليات أمر مفيد جدا خاصة للطلبة العاملين وللطلبة الملتحقين بالدراسات العليا.

وقد تم إعلام الطلبة جميعا بجدول توزيع الكتب والإرشادات والأمور المطلوبة منهم كبطاقتهم الجامعية مثلا عبر البريد الإلكتروني، لذا ننصح جميع الطلبة بضرورة قراءة كل الايميلات التي تردهم من الجامعة.

* تدريب العاملين

وحول تدريب العاملين في خدمة توزيع الكتب وهم من الطلبة على هذه العملية بينت أن التدريب تم لمدة شهر ونصف الشهر وكان تدريبا نظريا وعمليا، وقد تم بعد ذلك اختيار الطلبة الأجدر منهم، ووزعنا كلا منهم حسب امكاناته والمكان المناسب الذي نراه فيه، فبعضهم وضعناه لخدمة الطلبة والإجابة على استفساراتهم والبعض وضعناه على نظام الترقيم والبعض الآخر على المحاسبة وجمع الكتب والدوام اليومي من الساعة 08:00 صباحا وحتى الساعة 06:00 مساء حيث يكون العمل على نظام مجموعات خلال اليوم.

قياس مدى نجاح الآلية الجديدة بالتعاون مع طلاب المجلس التمثيلي

وبشأن قياس مدى نجاح عملية توزيع الكتب هذا العام، أوضحت أن ذلك تم بالتعاون مع طلاب المجلس التمثيلي، وكذلك من خلال متابعتنا الشخصية لحسابنا قطاع شؤون الطلاب على تويتر والفيسبوك، حيث وجدنا من خلال تفاعل الطلبة وتعليقاتهم أنهم كانوا راضين عن النظام الجديد، وشعروا بالفرق وأثنوا على سرعة الإجراءات في النظام الجديد والسلاسة في عملية استلام الكتب.

* تغييرات فعالة

على صعيد متصل، قال السيد أحمد إسماعيل العمادي كبير اختصاصي الخدمات الطلابية: لقد قمنا في هذا العام الدراسي بعدد من التغييرات التي تسهل على الطالب الحصول على الكتب الدراسية في أسرع وقت ممكن ودون بذل الكثير من الجهد، أولها: تغيير طريقة صرف الكتب الدراسية فقد وفرنا "جهاز الترقيم" الذي يتسلم منه الطالب ورقة تبين له دوره لاستلام الكتب، وبعد انتظار قليل يظهر الرقم الذي يحمله الطالب على الشاشة فيتوجه الطالب إلى "الكاشير"، ويقدم له بطاقته الجامعية، وفي الوقت ذاته تقدم الكتب للطالب وتنتهي عملية استلام الكتب.

وأضاف العمادي: كما قمنا أيضا بزيادة عدد "الكاشير" الذي كان يبلغ سبع " كاشير" في الفصل السابق، ليبلغ اثني عشر "كاشير" وذلك لتسهيل عملية صرف الكتب دون تأخير الطالب عن موعد محاضرته أو التزاماته الأخرى.

كما أكد العمادي أن إرضاء الطالب هو هدف قسم الكتب الدراسية وجميع العاملين، فهم يضعون هذا الهدف نصب أعينهم في تعاملاتهم مع الطلبة سواء وقت تسليم الكتب أو قبله.

وأشاد الطالب معتصم الناصر بجهود قسم الكتب الدراسية وموظفيها قائلا: أود أن أشكر قسم الكتب الدراسية على الخدمات التي يقدمها لنا وخاصة حرصهم الشديد على وقتنا من خلال تنظيم عملية التسليم وإسراعه دون تأخير الطالب عن محاضراته ومواعيده، كما أشاد الطالب معتصم بأخلاقيات الموظفين العاملين وسرعة تعاونهم مع الطلبة في حين مواجهتهم لأية استفسارات أو صعوبات وهذا يؤكد حرص الجامعة وكافة أقسامها على مصالح طلابها وتقديم أفضل الخدمات لهم من شتى النواحي.

* توفير للوقت والجهد

وقالت الطالبة سلمى خالد من كلية الإدارة والاقتصاد: كانت عملية استلام الكتب في هذا العام الدراسي أسهل بكثير من الأعوام السابقة فقد تداركت إدارة الجامعة زيادة عدد الطلبة في الكليات المختلفة كما استمعت لآرائهم حول كيفية تسهيل عملية استلام الكتب وطبقتها هذا العام وظهرت نتيجة هذه المبادرة في أولى أيام تسليم الكتب فلم تتطلب منا هذه العملية على وقت أو جهد كثيرين وقد كانت الإجراءات سلسة وسريعة دون خلل أو مشاكل فنية تذكر.

كما عبر الطالب أمين الحق إمداد الحق من كلية الهندسة عن إعجابه بحرص الجامعة على مصلحة الطلاب وراحتهم، وقال: قامت الجامعة بتخصيص عدد كاف وكفء من الموظفين في قسم الكتب الدراسية وذلك لتسهيل عملية تسليم الكتب في وقت قياسي، كما وضعت جدولا زمنيا محددا خاصا بالطلاب وآخر بالطالبات من مختلف كليات وأقسام الجامعة، وهذا ما التمسه جميع الطلبة عند استلامهم للكتب.

وأضاف: لقد امتازت عملية تسليم الكتب بالسلاسة والمرونة ولم ير أي أثر للزحام أو الانتظار الطويل، وقد اكتشفت أيضا خدمة جديدة خاصة باستلام الكتب وهي إمكانية استلام الكتب نيابة عن الطلبة الذين لم يتمكنوا من الحضور في وقتهم المخصص وذلك من خلال إجراءات بسيطة ويسيرة مكنتني من استلام الكتب نيابة عن زميلي.